Guide pour archiver ses mails sur Outlook 2016, Outlook 2019 et Office 365
Vous recevez de nombreux mails chaque jour , votre boîte de réception est polluée ? Voici un guide pour archiver vos mails très simplement sur le logiciel de messagerie Outlook.
Ce guide fonctionne pour Outlook 2016 , Outlook 2019 , Outlook 2021, mais aussi pour Outlook sur Office 365.
La bonne nouvelle c’est que l’ensemble des menus sont identiques pour ces différentes versions.
Sommaire
Pourquoi il faut archiver ses mails sur Outlook ?
Vos boîtes mail disposent d’un quota. Généralement c’est autour des 2GO, mais plus il y a d’utilisateurs et plus l’espace de stockage à gérer est important. Une messagerie trop volumineuse fonctionnera mal. En effet Outlook fait de l’indexation pour rechercher rapidement vos messages. Si vous avez trop de mails, il pourrait avoir quelques difficultés pour indexer l’ensemble des informations.
C’est pourquoi Outlook propose une fonctionnalité pour archiver vos mails rapidement. En archivant vos mails, vous libérez de l’espace disque sur les serveurs ET sur votre messagerie.
Il existe aussi un mode archivage automatique permet de transférer automatiquement les emails vers un dossier d’archive.
L’archivage des mails est disponible sur Outlook 2016 , Outlook 2019, mais aussi Outlook 2021.
Archiver ses mails sur Outlook : les différentes étapes
La première étape c’est de naviguer dans le menu Fichier :
Ensuite il faut sélectionner votre compte de messagerie puis allez sur outils.
On sélectionne choisir le nettoyage des éléments.
Une fenêtre s’ouvre et il faut sélectionner un espace (un dossier) pour stocker l’archive au format .pst
Indiquer également une date pour laquelle les éléments antérieurs seront archivés.
Valider avec le bouton OK , l’archivage démarre , il faut patienter les fichiers mails sont transférés dans le fichier PST.
Vous pouvez archiver l’ensemble des dossiers, ou bien sélectionner un dossier précis. La petite astuce étant de sélectionner le haut de l’arborescente pour tout archiver.
Le fichier PST qui est généré va recréer l’arborescente de votre boîte mail.
Vous pouvez voir votre Archive sous votre boîte mail.
Quelques règles de bonnes pratiques pour l’archivage Outlook
La taille du fichier PST
Microsoft indique que le fichier PST ne doit pas dépasser les 50 GO , c’est une taille très importante ! D’après mon expérience les fichiers PST trop volumineux ont tendance à se corrompre. L’archive devient donc inaccessible bien qu’il soit possible de la réparer.
Une taille de 5 GO maximum semble un bon compromis. Une fois la taille du fichier PST atteinte il faut créer un autre fichier. Éventuellement 1 fichier par Année ? Par semestre ?
Trop d’archives Outlook tuent l’archive Outlook
En cumulant les fichiers d’archives sur le client Outlook, vous pouvez rencontrer des problèmes de performances. Il est possible de délier l’archive si vous ne la consultez que rarement. L’ajout d’un fichier d’archive est très simple.
Sauvegarder le fichier PST
Pour maximiser les performances, on a tendance à stocker son archive sur son disque dur local , si vous n’avez pas de sauvegarde de données vous risques de tout perdre.
Utilisez un logiciel de sauvegarde comme Acronis pour ne pas perdre vos données.
Le cas Outlook et Microsoft 365 (Ex Office 365)
Beaucoup d’entreprises ont basculé dans la solution cloud de Microsoft Office 365. Selon les abonnements il est possible d’avoir un système d’archives en ligne (dans le cloud). Vous n’avez donc plus à vous soucier de votre archivage.
Un des avantages de Office 365 c’est la volumétrie des messageries, on peut avoir 50 à 100 GO par boîte ainsi qu’une archive.
L’archivage est automatique et géré par vos Administrateurs Système.
Votre archive peut aussi être consultée sur l’interface web de Outlook.
-
Microsoft Office 2021 Professional PlusMicrosoft Office 2021 Professional Plus : Le logiciel idéal pour les entreprises et les utilisateurs exigeants Microsoft Office 2021 Professional Plus propose une solution puissante et polyvalente pour tous ceux qui ont besoin d'un logiciel bureautique fiable. Que vous soyez freelance, travailleur indépendant, entrepreneur ou utilisateur privé exigeant, avec Office 2021 Professional Plus, vous obtenez le logiciel parfait pour vos tâches bureautiques quotidiennes. Cette suite complète vous aide dans tous les domaines du travail de bureau et vous aide à augmenter considérablement votre productivité. Utilisation polyvalente dans les secteurs professionnel et privé Un avantage majeur de Microsoft Office 2021 Professional Plus est l'utilisation illimitée tant dans le secteur commercial que privé. Cela rend le package particulièrement flexible et idéal pour les entreprises à la recherche d'un logiciel bureautique efficace, ainsi que pour les utilisateurs privés qui ont besoin d'une solution puissante pour leurs documents, analyses et présentations. Les principales applications en un coup d'œil Microsoft Office 2021 Professional Plus comprend tous les programmes bureautiques essentiels dont vous avez besoin pour votre travail quotidien. Avec les applications de confiance Word, Excel, PowerPoint, Outlook et bien d'autres outils, vous avez à votre disposition tous les outils nécessaires pour accomplir vos tâches de manière efficace, que ce soit pour créer des documents, analyser des données ou concevoir des présentations. Programmes inclus dans Office 2021 Professional Plus Word 2021 : Le logiciel de traitement de texte le plus puissant pour créer, modifier et formater des documents. Word offre un large éventail d'options de mise en forme, de modèles intégrés et d'outils de collaboration et de commentaire. Excel 2021 : Excel reste l'outil indispensable pour l'analyse et la visualisation des données. Avec des fonctions étendues pour les calculs, la création de graphiques et l'analyse des données, vous pouvez analyser rapidement et efficacement vos chiffres. PowerPoint 2021 : PowerPoint est le programme idéal pour créer des présentations. Avec des options de conception et d'animation étendues, vous pouvez créer des présentations captivantes et professionnelles qui transmettent efficacement votre contenu. Outlook 2021 : Outlook vous permet de gérer efficacement vos e-mails, rendez-vous, tâches et contacts. Le logiciel offre une interface conviviale et des fonctions intégrées pour mieux organiser votre communication et votre planification. OneNote 2021 : Avec OneNote, vous pouvez collecter, organiser et partager des notes numériques. Que ce soit pour des réunions d'affaires ou des idées personnelles, OneNote est votre carnet flexible pour toutes les occasions. Publisher 2021 : Publisher est idéal pour concevoir des publications professionnelles telles que des brochures, des flyers ou des cartes de visite. Il...39,90 €
-
Microsoft Office Famille et Petite Entreprise 2016 I MACOffice 2016 Famille et Petite Entreprise pour MAC Office Famille et Petite Entreprise MAC 2016 comprend : Word 2016, Excel 2016, PowerPoint 2016, OneNote 2016 et Outlook 2016 Il est facile de devenir un pro d'Office : saisissez ce pour quoi vous avez besoin d'aide dans la nouvelle case « Je veux... » sur le ruban et vous obtiendrez des instructions sur la façon de le faire. Parmi les nouveaux designs, vous trouverez également exactement la bonne représentation Office : Les designs "Dark" et "Dark Grey" ont un contraste élevé et sont donc agréables à regarder. Le thème coloré vous donne un look moderne qui a le même aspect sur tous les appareils. Lors de la lecture, "Insights" basé sur Bing vous accompagne. Cette fonctionnalité affiche des informations pertinentes sur le Web lors de la lecture d'un fichier Office. Tirez le meilleur parti de vos documents Word : insérez une vidéo en ligne, ouvrez et modifiez un PDF et alignez des images et des graphiques avec un minimum d'effort. Les modèles Excel font la plupart de la configuration et de la conception pour vous. Vous pouvez ainsi vous concentrer pleinement sur vos données. Créez de superbes présentations avec de nouvelles fonctionnalités d'alignement, de réglage des couleurs et d'autres outils de conception dans PowerPoint. Dans OneNote, vous pouvez dessiner vos notes, les écrire à la main, les taper avec votre clavier, cliquer ou balayer. Vos notes sont synchronisées avec les applications OneNote sur vos autres appareils, où elles peuvent être enregistrées et recherchées. Outlook est maintenant automatiquement lié à votre compte de messagerie Web Microsoft. Synchronisez les tâches et les calendriers avec Outlook pour rassembler tous vos projets. Configuration requise : Ordinateur et processeur : Un ordinateur Mac avec un processeur Intel Mémoire : 4 Go de RAM Disque dur : 6 Go d'espace disque disponible Format de disque dur HFS+ (également appelé macOS Extended ou HFS Plus) Écran : Moniteur avec une résolution d'au moins 1280 x 800 pixels Carte graphique : une carte graphique compatible DirectX 10 est requise pour l'accélération matérielle graphique. Navigateur Internet Explorer, Microsoft Edge, Safari, Chrome ou Firefox dans la version actuelle. Système d'exploitation : Mac OS X, version 10.10 ou ultérieure Inclus dans la livraison par e-mail: Clé de produit pour 1PC Liens de téléchargement en 32/64 bits -
Microsoft Office Famille et Petite Entreprise 2016Office 2016 Famille et entreprise Office Home & Business 2016 contient : Word 2016, Excel 2016, PowerPoint 2016, OneNote 2016 et Outlook 2016 Devenez facilement un expert d'Office : indiquez dans le nouveau champ "Vous souhaitez..." sur le ruban du menu ce pour quoi vous avez besoin d'aide et vous recevrez des instructions correspondantes. Parmi les nouveaux designs, vous trouverez vous aussi la représentation d'Office qui vous convient : les designs "Foncé" et "Gris foncé" présentent un contraste élevé et ménagent ainsi les yeux. Avec le design "Coloré", vous obtenez un look moderne qui se présente de la même manière sur tous les appareils. La fonction "Aperçu" basée sur Bing vous aide à lire. Grâce à cette fonction, des informations pertinentes provenant d'Internet s'affichent pendant que vous lisez un fichier Office. Tirez le meilleur parti de vos documents Word : Insérez une vidéo en ligne, ouvrez un PDF et modifiez son contenu, alignez des images et des graphiques avec un minimum d'effort. Les modèles Excel vous déchargent de la majeure partie de la configuration et de la conception. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur vos données. Créez des présentations impressionnantes grâce aux nouvelles fonctions d'alignement, à l'ajustement des couleurs et aux autres outils de conception de PowerPoint. Dans OneNote, vous pouvez dessiner vos notes, les écrire à la main ou les saisir au clavier, en cliquant ou en les effleurant. Vos notes sont synchronisées avec les applications OneNote de vos autres appareils, où elles peuvent être enregistrées et faire l'objet de recherches. Outlook est désormais automatiquement lié à votre compte webmail Microsoft. Synchronisez les tâches et les calendriers avec Outlook pour regrouper tous vos projets. 5 Go de stockage en ligne avec OneDrive Tous les utilisateurs de OneDrive bénéficient gratuitement de 5 Go de stockage en ligne sur OneDrive. Téléchargez des documents, des photos, des présentations et plus encore, puis accédez-y depuis un ordinateur ou un téléphone portable. En cas de besoin, il est possible d'acheter de l'espace de stockage supplémentaire. Si vous installez l'application de bureau OneDrive sur votre ordinateur, vos documents sont également disponibles hors ligne. Votre Office en déplacement Office Online gratuit se synchronise avec votre compte OneDrive. Vous pouvez ainsi afficher, modifier et partager vos documents, photos et autres fichiers sur tout appareil connecté à Internet à l'aide d'un navigateur pris en charge. Configuration requise : Ordinateur et processeur : 1 GHz ou plus, processeur x86 bits ou x64 bits avec jeu d'instructions SSE2. Mémoire vive : 2 Go de RAM Disque dur : 3 Go d'espace disponible Écran : PC : résolution de 1024 x 768 pixels Carte graphique : Une carte graphique compatible DirectX 10 est nécessaire pour l'accélération du matériel graphique. Navigateur: : Internet Explorer, Microsoft Edge, Safari, Chrome... -
Microsoft Outlook 2016Outlook 2016 Microsoft Outlook 2016 est l'un des clients de messagerie les plus utilisés pour les systèmes Windows. Outlook vous aide à recevoir et à envoyer des e-mails. Vous pouvez également configurer Microsoft Outlook 2016 pour plusieurs comptes de messagerie et gérer votre agenda et vos contacts. Outlook 2016 peut notamment faire valoir ses atouts en cas de volume d'e-mails très élevé. Outlook vous aide à rester organisé et à garder une vue d'ensemble. Grâce aux pièces jointes de OneDrive, il est possible de partager et de collaborer plus facilement sur des documents. En outre, les calendriers peuvent être affichés côte à côte pour une meilleure planification. L'affichage des conversations permet de regrouper les messages qui vont ensemble. Vous pouvez même voir toutes les informations importantes de vos contacts en un seul endroit. Vous pouvez ainsi gérer plus facilement toutes vos communications en un seul endroit. Configuration requise : Processeur : 86 ou X64 bits avec 1 gigahertz (GHz) ou plus et SSE2. Mémoire 1 Go pour 32 bits ou 2 Go pour 64 bits Disque dur : 3 Go d'espace disponible Système d'exploitation : à partir de Windows 7 jusqu'à Windows 10 Écran : PC : résolution de 1024 x 768 pixels Inclus dans la livraison par e-mail: Clé de produit pour 1PC Liens de téléchargement en 32/64 bits
Commentaires
Laisser un commentaire