Guide pour archiver ses mails sur Outlook 2016, Outlook 2019 et Office 365
Vous recevez de nombreux mails chaque jour , votre boîte de réception est polluée ? Voici un guide pour archiver vos mails très simplement sur le logiciel de messagerie Outlook.
Ce guide fonctionne pour Outlook 2016 , Outlook 2019 , Outlook 2021, mais aussi pour Outlook sur Office 365.
La bonne nouvelle c’est que l’ensemble des menus sont identiques pour ces différentes versions.
Sommaire
Pourquoi il faut archiver ses mails sur Outlook ?
Vos boîtes mail disposent d’un quota. Généralement c’est autour des 2GO, mais plus il y a d’utilisateurs et plus l’espace de stockage à gérer est important. Une messagerie trop volumineuse fonctionnera mal. En effet Outlook fait de l’indexation pour rechercher rapidement vos messages. Si vous avez trop de mails, il pourrait avoir quelques difficultés pour indexer l’ensemble des informations.
C’est pourquoi Outlook propose une fonctionnalité pour archiver vos mails rapidement. En archivant vos mails, vous libérez de l’espace disque sur les serveurs ET sur votre messagerie.
Il existe aussi un mode archivage automatique permet de transférer automatiquement les emails vers un dossier d’archive.
L’archivage des mails est disponible sur Outlook 2016 , Outlook 2019, mais aussi Outlook 2021.
Archiver ses mails sur Outlook : les différentes étapes
La première étape c’est de naviguer dans le menu Fichier :
Ensuite il faut sélectionner votre compte de messagerie puis allez sur outils.
On sélectionne choisir le nettoyage des éléments.
Une fenêtre s’ouvre et il faut sélectionner un espace (un dossier) pour stocker l’archive au format .pst
Indiquer également une date pour laquelle les éléments antérieurs seront archivés.
Valider avec le bouton OK , l’archivage démarre , il faut patienter les fichiers mails sont transférés dans le fichier PST.
Vous pouvez archiver l’ensemble des dossiers, ou bien sélectionner un dossier précis. La petite astuce étant de sélectionner le haut de l’arborescente pour tout archiver.
Le fichier PST qui est généré va recréer l’arborescente de votre boîte mail.
Vous pouvez voir votre Archive sous votre boîte mail.
Quelques règles de bonnes pratiques pour l’archivage Outlook
La taille du fichier PST
Microsoft indique que le fichier PST ne doit pas dépasser les 50 GO , c’est une taille très importante ! D’après mon expérience les fichiers PST trop volumineux ont tendance à se corrompre. L’archive devient donc inaccessible bien qu’il soit possible de la réparer.
Une taille de 5 GO maximum semble un bon compromis. Une fois la taille du fichier PST atteinte il faut créer un autre fichier. Éventuellement 1 fichier par Année ? Par semestre ?
Trop d’archives Outlook tuent l’archive Outlook
En cumulant les fichiers d’archives sur le client Outlook, vous pouvez rencontrer des problèmes de performances. Il est possible de délier l’archive si vous ne la consultez que rarement. L’ajout d’un fichier d’archive est très simple.
Sauvegarder le fichier PST
Pour maximiser les performances, on a tendance à stocker son archive sur son disque dur local , si vous n’avez pas de sauvegarde de données vous risques de tout perdre.
Utilisez un logiciel de sauvegarde comme Acronis pour ne pas perdre vos données.
Le cas Outlook et Microsoft 365 (Ex Office 365)
Beaucoup d’entreprises ont basculé dans la solution cloud de Microsoft Office 365. Selon les abonnements il est possible d’avoir un système d’archives en ligne (dans le cloud). Vous n’avez donc plus à vous soucier de votre archivage.
Un des avantages de Office 365 c’est la volumétrie des messageries, on peut avoir 50 à 100 GO par boîte ainsi qu’une archive.
L’archivage est automatique et géré par vos Administrateurs Système.
Votre archive peut aussi être consultée sur l’interface web de Outlook.
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Microsoft Office Famille et Petite Entreprise 2019Office 2019 Famille et Entreprise Office Famille et Petite Entreprise 2019 comprend: Word 2019, Excel 2019, PowerPoint 2019, OneNote 2019 et Outlook 2019 Office Home & Business 2019 vous facilite la vie dans de nombreux domaines du travail quotidien moderne. Avec les dernières versions des applications de bureau éprouvées Word, Excel, PowerPoint, OneNote et Outlook, vous pouvez créer des diagrammes et des croquis complexes ou résoudre des équations mathématiques. Office Home & Business 2019 répond aux dernières normes techniques. Si vos appareils professionnels sont compatibles avec un stylet numérique, vous pouvez les utiliser pour mettre en surbrillance et annoter des sections de texte dans Office. Même les surligneurs et les stylos à bille sont inclus en tant que fonctionnalités numériques. Cela rend le travail avec Office 2019 un vrai plaisir. Office Home & Business 2019 convient aussi bien à un usage privé que commercial. Nouvelle fonction : Word : Sous-titres pour les outils d'apprentissage et les descriptions audio, fonctionnalité de synthèse vocale, accessibilité améliorée Excel : Graphiques en entonnoir et cartes 2D, exportations de données vers PowerBI, améliorations de PowerPivot et de PowerQuery PowerPoint : Fonctions de zoom étendues avec PowerPoint morph, gestion des icônes, des images SVG et 3D, saisie via un stylet tactile possible Outlook : Cartes de contact mises à jour, groupes Office 365, @mentions, boîte de réception ciblée Configuration requise : Ordinateur et processeur : 1,6 GHz ou plus rapide, double cœur Mémoire : 4 Go de RAM ; 2 Go de RAM (32 bits) Disque dur : 4 Go d'espace disponible Écran : résolution de 1280 x 768 pixels Carte graphique : prise en charge de DirectX 10 requise pour l'interface accélérée par GPU Système d'exploitation : Windows 11, Windows 10, Windows Server 2019 Navigateur : Microsoft Edge, Internet Explorer, Chrome ou Firefox dans la version actuelle. Version .NET : au moins la version .NET 3.5 Inclus dans la livraison par e-mail: Clé de produit pour 1PC Liens de téléchargement en 32/64 bits -
Microsoft Office Famille et Petite Entreprise 2016Office 2016 Famille et entreprise Office Home & Business 2016 contient : Word 2016, Excel 2016, PowerPoint 2016, OneNote 2016 et Outlook 2016 Devenez facilement un expert d'Office : indiquez dans le nouveau champ "Vous souhaitez..." sur le ruban du menu ce pour quoi vous avez besoin d'aide et vous recevrez des instructions correspondantes. Parmi les nouveaux designs, vous trouverez vous aussi la représentation d'Office qui vous convient : les designs "Foncé" et "Gris foncé" présentent un contraste élevé et ménagent ainsi les yeux. Avec le design "Coloré", vous obtenez un look moderne qui se présente de la même manière sur tous les appareils. La fonction "Aperçu" basée sur Bing vous aide à lire. Grâce à cette fonction, des informations pertinentes provenant d'Internet s'affichent pendant que vous lisez un fichier Office. Tirez le meilleur parti de vos documents Word : Insérez une vidéo en ligne, ouvrez un PDF et modifiez son contenu, alignez des images et des graphiques avec un minimum d'effort. Les modèles Excel vous déchargent de la majeure partie de la configuration et de la conception. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur vos données. Créez des présentations impressionnantes grâce aux nouvelles fonctions d'alignement, à l'ajustement des couleurs et aux autres outils de conception de PowerPoint. Dans OneNote, vous pouvez dessiner vos notes, les écrire à la main ou les saisir au clavier, en cliquant ou en les effleurant. Vos notes sont synchronisées avec les applications OneNote de vos autres appareils, où elles peuvent être enregistrées et faire l'objet de recherches. Outlook est désormais automatiquement lié à votre compte webmail Microsoft. Synchronisez les tâches et les calendriers avec Outlook pour regrouper tous vos projets. 5 Go de stockage en ligne avec OneDrive Tous les utilisateurs de OneDrive bénéficient gratuitement de 5 Go de stockage en ligne sur OneDrive. Téléchargez des documents, des photos, des présentations et plus encore, puis accédez-y depuis un ordinateur ou un téléphone portable. En cas de besoin, il est possible d'acheter de l'espace de stockage supplémentaire. Si vous installez l'application de bureau OneDrive sur votre ordinateur, vos documents sont également disponibles hors ligne. Votre Office en déplacement Office Online gratuit se synchronise avec votre compte OneDrive. Vous pouvez ainsi afficher, modifier et partager vos documents, photos et autres fichiers sur tout appareil connecté à Internet à l'aide d'un navigateur pris en charge. Configuration requise : Ordinateur et processeur : 1 GHz ou plus, processeur x86 bits ou x64 bits avec jeu d'instructions SSE2. Mémoire vive : 2 Go de RAM Disque dur : 3 Go d'espace disponible Écran : PC : résolution de 1024 x 768 pixels Carte graphique : Une carte graphique compatible DirectX 10 est nécessaire pour l'accélération du matériel graphique. Navigateur: : Internet Explorer, Microsoft Edge, Safari, Chrome... -
Microsoft Outlook 2016Outlook 2016 Microsoft Outlook 2016 est l'un des clients de messagerie les plus utilisés pour les systèmes Windows. Outlook vous aide à recevoir et à envoyer des e-mails. Vous pouvez également configurer Microsoft Outlook 2016 pour plusieurs comptes de messagerie et gérer votre agenda et vos contacts. Outlook 2016 peut notamment faire valoir ses atouts en cas de volume d'e-mails très élevé. Outlook vous aide à rester organisé et à garder une vue d'ensemble. Grâce aux pièces jointes de OneDrive, il est possible de partager et de collaborer plus facilement sur des documents. En outre, les calendriers peuvent être affichés côte à côte pour une meilleure planification. L'affichage des conversations permet de regrouper les messages qui vont ensemble. Vous pouvez même voir toutes les informations importantes de vos contacts en un seul endroit. Vous pouvez ainsi gérer plus facilement toutes vos communications en un seul endroit. Configuration requise : Processeur : 86 ou X64 bits avec 1 gigahertz (GHz) ou plus et SSE2. Mémoire 1 Go pour 32 bits ou 2 Go pour 64 bits Disque dur : 3 Go d'espace disponible Système d'exploitation : à partir de Windows 7 jusqu'à Windows 10 Écran : PC : résolution de 1024 x 768 pixels Inclus dans la livraison par e-mail: Clé de produit pour 1PC Liens de téléchargement en 32/64 bits
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