Outlook 2016、Outlook 2019、Office 365 でメールをアーカイブするためのガイド

毎日たくさんのメールを受信して​​いますが、受信トレイは汚れていませんか?ここでは、Outlook メール ソフトウェアでメールを非常に簡単にアーカイブするためのガイドを示します。

このガイドは次の用途に適しています。 Outlook 2016、Outlook 2019、Outlook 2021 だけでなく、Office 365 の Outlook にも対応。

幸いなことに、これらの異なるバージョンではすべてのメニューが同一であるということです。

Outlook でメールをアーカイブする必要があるのはなぜですか?

あなたのメールボックスには、割り当て。一般的には 2GB 程度ですが、ユーザーが増えるほど管理しなければならないストレージ容量も増えます。大きすぎるメッセージはうまく機能しません。確かに、Outlook はメッセージをすばやく検索するためにインデックスを作成します。電子メールが多すぎると、すべての情報のインデックスを作成するのが困難になる可能性があります。

これが Outlook が提供する理由です メールを素早くアーカイブする機能。メールをアーカイブすることで、次のような問題から解放されます。 ディスクスペース サーバー上とメール上で。

モードもあるよ 自動アーカイブ メールをアーカイブ フォルダーに自動的に転送できます。

電子メールのアーカイブは次の場所で利用できます。 Outlook 2016、Outlook 2019、ただし Outlook 2021。

Outlook でメールをアーカイブする: さまざまな手順

最初のステップは、「ファイル」メニューに移動することです。

次に、電子メールアカウントを選択する必要があります ツールに移動します。

選択します アイテムのクリーニングを選択します。

ウィンドウが開き、スペース (フォルダー) を選択する必要があります。 アーカイブを .pst 形式で保存する

また、以前のアイテムがアーカイブされる期限も指定します。

[OK] ボタンで検証すると、アーカイブが開始されます。電子メール ファイルが PST ファイルに転送されるまで待つ必要があります。

すべてのフォルダーをアーカイブすることも、特定のフォルダーを選択することもできます。ちょっとしたコツは、ツリーの最上部を選択してすべてをアーカイブすることです。

生成される PST ファイルは、 メールボックス ツリーを再作成する。

メールボックスの下にアーカイブが表示されます。

Outlook のアーカイブに関する優れた実践ルールのいくつか

PSTファイルのサイズ

Microsoft は、PST ファイルが 50 GB を超えないよう指示していますが、これは非常に大きなサイズです。私の経験では、PST ファイルが大きすぎると破損する傾向があります。したがって、アーカイブは修復できますが、アクセスできなくなります。

出典マイクロソフト

最大 5 GB のサイズが適切な妥協点と思われます。 PST ファイルのサイズに達したら、別のファイルを作成する必要があります。おそらく1年に1ファイルでしょうか？学期ごとに?

Outlook アーカイブが多すぎると Outlook アーカイブが無効になります

Outlook クライアントにアーカイブ ファイルを蓄積すると、パフォーマンスの問題が発生する可能性があります。アーカイブをめったに参照しない場合は、アーカイブのリンクを解除することができます。アーカイブ ファイルの追加は非常に簡単です。

PSTファイルのバックアップ

パフォーマンスを最大化するために、アーカイブをローカル ハード ドライブに保存する傾向があります。データのバックアップがない場合、すべてを失う危険があります。

ソフトウェアを使用する アクロニスのようなバックアップ データを失わないように。

Outlook と Microsoft 365 (Ex Office 365) の場合

多くの企業が Microsoft Office 365 クラウド ソリューションに切り替えており、サブスクリプションによっては、オンライン アーカイブ システム (クラウド上) を構築することが可能です。そのため、アーカイブについて心配する必要はもうありません。

Office 365 の利点の 1 つは、メッセージングの量です。アーカイブだけでなくボックスあたり 50 ～ 100 GB を保存できます。

アーカイブは自動的に行われ、システム管理者によって管理されます。

アーカイブは次のサイトでも参照できます。Outlook Web インターフェイス。