Przewodnik po archiwizowaniu wiadomości e-mail w programach Outlook 2016, Outlook 2019 i Office 365

Codziennie otrzymujesz wiele e-maili, Twoja skrzynka odbiorcza jest zanieczyszczona? Oto przewodnik po bardzo prostym archiwizowaniu wiadomości e-mail w programie pocztowym Outlook.

Ten przewodnik działa dla Outlook 2016, Outlook 2019, Outlook 2021, ale także Outlook w Office 365.

Dobra wiadomość jest taka, że ​​wszystkie menu są identyczne dla tych różnych wersji.

Dlaczego warto archiwizować pocztę w Outlooku?

Twoje skrzynki pocztowe je mająkontyngent. Zwykle jest to około 2 GB, ale im więcej użytkowników, tym więcej miejsca do zarządzania. Zbyt duże wiadomości nie będą działać dobrze. Rzeczywiście Outlook wykonuje indeksowanie, aby szybko przeszukiwać wiadomości. Jeśli masz zbyt wiele e-maili, indeksowanie wszystkich informacji może być trudne.

Właśnie dlatego Outlook oferuje funkcja umożliwiająca szybką archiwizację wiadomości e-mail. Archiwizując swoje e-maile, uwalniasz się od miejsca na dysku na serwerach ORAZ na Twojej poczcie e-mail.

Jest też tryb automatyczna archiwizacja umożliwia automatyczne przesyłanie wiadomości e-mail do folderu archiwum.

Archiwizacja poczty e-mail jest dostępna na Outlook 2016, Outlook 2019, ale także Outlook 2021.

Archiwizuj swoje e-maile w Outlooku: różne kroki

Pierwszym krokiem jest przejście do menu Plik:

Następnie musisz wybrać swoje konto e-mail przejdź do narzędzi.

Wybieramy wybierz czyszczenie przedmiotu.

Otworzy się okno, w którym musisz wybrać miejsce (folder), do którego chcesz się zapisać przechowuj archiwum w formacie .pst

Podaj także datę, do której poprzednie pozycje zostaną zarchiwizowane.

Zatwierdź przyciskiem OK, rozpocznie się archiwizacja, musisz poczekać, aż pliki e-mail zostaną przeniesione do pliku PST.

Możesz zarchiwizować wszystkie foldery lub wybrać konkretny folder. Mała sztuczka polega na wybraniu wierzchołka drzewa, aby wszystko zarchiwizować.

Wygenerowany plik PST będzie odtwórz drzewo skrzynek pocztowych.

Możesz zobaczyć swoje Archiwum pod swoją skrzynką pocztową.

Kilka zasad dobrych praktyk dotyczących archiwizacji w Outlooku

Rozmiar pliku PST

Microsoft wskazuje, że plik PST nie powinien przekraczać 50 GB, jest to bardzo duży rozmiar! Z mojego doświadczenia wynika, że ​​zbyt duże pliki PST zwykle ulegają uszkodzeniu. Archiwum staje się zatem niedostępne, chociaż można je naprawić.

ŹródłoMicrosoft

Rozmiar maksymalnie 5 GB wydaje się dobrym kompromisem. Po osiągnięciu rozmiaru pliku PST należy utworzyć kolejny plik. Ewentualnie 1 plik rocznie? Na semestr?

Zbyt wiele archiwów Outlooka zabija archiwum Outlooka

Gromadząc pliki archiwalne w kliencie Outlook, mogą wystąpić problemy z wydajnością. Możliwe jest odłączenie archiwum, jeśli rzadko z niego korzystasz. Dodanie pliku archiwum jest bardzo proste.

Utwórz kopię zapasową pliku PST

Aby zmaksymalizować wydajność, przechowujemy nasze archiwum na lokalnym dysku twardym. Jeśli nie masz kopii zapasowej danych, ryzykujesz utratę wszystkiego.

Użyj oprogramowania kopię zapasową, taką jak Acronis aby nie stracić danych.

Przypadek Outlooka i Microsoft 365 (Ex Office 365)

Wiele firm przeszło na rozwiązanie chmurowe Microsoft Office 365. W zależności od abonamentu istnieje możliwość posiadania systemu archiwizacji online (w chmurze). Nie musisz się już martwić o archiwizację.

Jedną z zalet Office 365 jest objętość wiadomości, możesz mieć od 50 do 100 GB na skrzynkę oraz archiwum.

Archiwizacja jest automatyczna i zarządzana przez administratorów systemu.

Twoje archiwum jest również dostępne na stronieInterfejs sieciowy Outlooka.